ในยุคที่เต็มไปด้วยความเปลี่ยนแปลงของโลกธุรกิจ เครื่องมือต่างๆ ถูกนำมาใช้เพื่อเสริมประสิทธิภาพของผลงาน ขณะเดียวกันต้องอาศัยการปรับตัวอย่างรวดเร็วเสมอ จึงมีวิธีการทำงานรูปแบบใหม่เกิดขึ้น รวมทั้ง การทำงานแบบอไจน์ ซึ่งเป็นหนึ่งในการเสริมประสิทธิภาพของการทำงานให้มุ่งสู่เป้าหมายได้ชัดเจนและรวดเร็วขึ้น
การทำงานแบบอไจล์ (Agile) หรือ การทำงานในทีมที่ประกอบไปด้วยบุคลากรจากหลายสายงาน แทนการทำงานแบบส่งไม้ต่อระหว่างแผนก เน้นการสื่อสารระหว่างบุคคลเพื่อความเข้าใจกันให้มากยิ่งขึ้น กระจายอำนาจการตัดสินใจ และเปลี่ยนวิธีการทำงาน จากการกำหนดเป้าหมายระยะยาวแบบมุ่งไปครั้งเดียว เป็นแบบระยะสั้นๆ หรือที่เรียกว่า สปรินท์ (Sprint) เพื่อให้สามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในโลกธุรกิจ ซึ่งเกิดขึ้นได้ทุกวัน และแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว เป็นหนึ่งในวิธีที่เหล่าสตาร์ทอัพใช้ในการทำงาน ซึ่งช่วยเรื่องต้นทุนที่เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง (Cost of Change) ด้วยแนวคิดที่ว่า Fail fast, Fail often ยอมรับความผิดพลาดได้หลายครั้ง แต่ต้องผิดพลาดให้เร็วและแก้ไขปรับตัวให้เร็วตามด้วย เพื่อเรียนรู้ความผิดพลาดจากครั้งก่อน จนสามารถสร้างสินค้าและบริการที่ตอบโจทย์ผู้บริโภคอย่างทันท่วงที
พชร อารยะการกุล ประธานเจ้าหน้าที่บริหาร บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด ที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์และการจัดการด้วยนวัตกรรมและเทคโนโลยี ผู้มีประสบการณ์และมีความเชี่ยวชาญด้านการพัฒนากลยุทธ์ดิจิทัลเพื่อการแข่งขันในปัจจุบันและอนาคต ได้กล่าวถึง 5 วิธีการทำงานแบบอไจล์ ที่มิได้จำกัดอยู่แค่ในวงสตาร์ทอัพ แต่หลายองค์กรในโลกธุรกิจ เริ่มหันมาเลือกใช้วิธีการทำงานนี้ กับหลาย ๆ โครงการ หรือแม้กระทั้งการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ ๆ ซึ่ง 5 วิธีการทำงานแบบอไจล์ ได้แก่
- การแบ่งรอบการดำเนินงานเป็นระยะเวลาสั้นๆ (Sprint planning) คือการทำงานที่สามารถส่งมอบงานบางส่วน โดยไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าจะเสร็จทั้งหมด และทยอยส่วนที่เหลือในรอบต่อๆ ไป เพื่อต่อสนองธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันที่สูง และความต้องการของผู้ใช้งานเปลี่ยนแปลงบ่อย
- การทำงานโดยใช้ Task board (print Execution) เป็นบริหารการทำงาน โดยแบ่งสถานะการทำงานเป็น To-do, Doing and Done เพื่อให้ทุกคนในทีมได้อัพเดทและเห็นงานทั้งหมดร่วมกัน
- การมีประชุมสั้นๆก่อนเริ่มงานทุกวัน (Daily meeting) เป็นการที่ทุกคนบอกกับทีมว่าวันนี้จะทำอะไร เราติดปัญหาอะไรอยู่ และต้องการความช่วยเหลืออย่างไร นอกจากนี้ยังเป็นการช่วยให้ทุกคนในทีมมีความกะตือรือร้นในการทำงานยิ่งขึ้น หรือบางครั้งเราอาจจะใช้วิธีการที่เรียกว่า ‘Standup Meeting’ หรือยืนประชุม เพื่อป้องกันการประชุมที่ใช้เวลานานเกินไป เพราะบางครั้งการที่เรานั่งประชุม จะทำให้เราสบายเกินไป และมีการคุย การนอกเนื่องเหนือจากประเด็นที่จำเป็น
- การรีวิวและทดสอบงานในทุกๆ ช่วงการดำเนินงาน (Sprint Review) เป็นการทดสอบว่าเราทำงานเสร็จตามแผนที่วางไว้หรือไม่ ผลลัพธ์ที่ได้ตลอดรอบการดำเนินงานเป็นอย่างไร มีส่วนใดที่เกิดปัญหาและมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
- การวิเคราะห์วิธีการทำงานที่ผ่านมาเพื่อการพัฒนา (Retrospective) เป็นการที่ทีมร่วมกันทบทวนวิธีการทำงานที่ผ่านมา โดยคิดว่าอะไรที่ Good – ทำมาดีแล้วควรทำต่อไป Bad – อะไรที่เป็นปัญหาสมควรแก้ไข และ Try – จะทำอย่างไรให้วิธีการทำงานร่วมกันนั้นดีขึ้นหรือมีอะไรใหม่ ๆ ที่อยากจะลอง ในรอบการทำงานถัดไป
